Bewerbungsgespräch führen: Was Arbeitgeber:innen beachten sollten

Die Online-Bewerbung gewinnt immer mehr an Bedeutung, da sie weniger Zeit in Anspruch nimmt und Unternehmen schneller Zugriff auf die Bewerberinnen und Bewerber haben. Unabhängig davon, in welcher Form die Bewerbung bevorzugt wird, müssen Arbeitgeber:inen mit den interessantesten Bewerbern ein Bewerbungsgespräch führen. Damit das für beide Seiten gut ausfällt, kommt es auf die richtige Vorbereitung an. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten sich gut vorbereiten und einige Überlegungen treffen, um von den Bewerber:innen die gewünschten Informationen zu bekommen und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Wie sich Arbeitgeber auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten

Eine gute Vorbereitung ist wichtig, wenn Arbeitgeber:innen ein Bewerbungsgespräch führen wollen. Der Raum muss ausgewählt werden. Die Fragen, die den Bewerberinnen und Bewerbern gestellt werden, müssen sorgfältig überlegt werden. Ein Fragenkatalog kann helfen.

Auswahl des Raums, in dem das Gespräch stattfindet

Nicht immer muss ein Bewerbungsgespräch im Büro stattfinden. Auch ein Besprechungszimmer ist geeignet, vor allem, wenn von der Arbeitgeberseite mehrere Personen daran teilnehmen. Der Raum sollte dem Bewerber bzw. der Bewerberin eine angenehme Atmosphäre vermitteln.

Verständnis für die demografischen Daten des Bewerbers bzw. der Bewerberin

Aus der Bewerbung gehen bereits die demografischen Daten des Kandidaten bzw. der Kandidatin hervor, beispielsweise Alter, Geschlecht oder Wohnort, die für den Arbeitgeber wichtige Einstellungskriterien darstellen können. Es geht darum, Verständnis für die demografischen Daten entgegenzubringen. Der Studie von JOIN zufolge erwarten Bewerber:innen heute mehr von potenziellen Arbeitgebern als jemals zuvor. Wer ein Bewerbungsgespräch führen möchte, sollte also Sprache und Tonalität angepasst an die demografischen Daten wählen.

Angenehme Atmosphäre schaffen und Störgeräusche vermeiden

Bei einem Vorstellungsgespräch sollte eine entspannte Atmosphäre herrschen. Das Gespräch sollte nicht durch Mitarbeiter:innen oder Telefonanrufe gestört werden. Anrufe sollten umgeleitet, Smartphones stummgeschaltet werden. Auch eine Geräuschkulisse durch Druckerlärm und andere Geräte ist zu vermeiden.

Wer führt das Bewerbungsgespräch?

Verantwortliche, die ein Bewerbungsgespräch führen, sollten zuvor überlegen, ob sie das allein oder zusammen mit anderen Mitarbeitern tun möchten. Sind andere Mitarbeiter:innen, beispielsweise Abteilungsleiter:innen, daran beteiligt, sollte im Vorfeld geklärt werden, wer welchen Teil übernimmt und welche Fragen stellt.

Auf die Sitzordnung achten

Die Sitzordnung wird dem Raum angepasst, in dem das Bewerbungsgespräch stattfindet. In jedem Fall ist ein Bewerbungsgespräch auf Augenhöhe zu führen, damit der Bewerber, die Bewerberin einen angenehmen Eindruck gewinnt und nicht das Gefühl bekommt, er wird verhört. Auch der Eindruck einer Prüfungskommission sollte nicht aufkommen, da der Bewerber schnell verunsichert werden kann

Dem Bewerber, der Bewerberin etwas anbieten

Es gehört zu einem Vorstellungsgespräch einfach dazu, dass dem Bewerber bzw. der Bewerberin etwas angeboten wird. Mineralwasser, Tee oder Kaffee sind geeignete Getränke. Zusätzlich können kleine Snacks wie Kekse angeboten werden.

Abholen des Kandidaten vom Eingang

Der Kandidat/die Kandidatin muss zum Vorstellungsgespräch vom Eingang abgeholt werden. Daher sollte im Vorfeld geklärt werden, wer das übernimmt.

Groben Zeitplan abstecken

Vor dem Vorstellungsgespräch sollte ein grober Zeitplan abgesteckt werden, wie lange es dauern soll. Für eventuelle Fragen des Kandidaten und vielleicht eine kleine Besichtigung des Unternehmens sollten Zeitpuffer eingeplant werden.

Fragenkatalog erarbeiten

Um die wichtigsten Fragen für das Bewerbungsgespräch nicht zu vergessen, sollte ein Fragenkatalog erarbeitet werden. Dazu reichen Stichpunkte aus

Vorstellungsgespräch mit Ablauf und Phasen

Der Ablauf des Vorstellungsgesprächs muss schon im Vorfeld berücksichtigt werden. Ein Vorstellungsgespräch gliedert sich in mehrere Phasen:

1. Begrüßung
   Zur Begrüßung gehört bereits die Abholung des Bewerbers vom Eingang. Die Verantwortlichen stellen sich bei der Begrüßung vor.
2. Fragen an den Bewerber, an die Bewerberin
   In der zweiten Phase erfolgt das eigentliche Bewerbungsgespräch. Die Verantwortlichen stellen dem Bewerber bzw. der Bewerberin Fragen. Dabei hilft der Fragenkatalog.
3. Vorstellung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin
   Der Bewerber hat sich im Idealfall bereits über das Unternehmen informiert. Dennoch muss sich das Unternehmen als Arbeitgeber:in vorstellen und über seine Tätigkeit, die Zahl der Beschäftigten, Erfolge, aber auch Niederlagen informieren. Es gilt, dem Bewerber ein realistisches Bild zu vermitteln. Auch über mögliche Aufstiegschancen sollte er/sie informiert werden.
4. Fragen des Bewerbers bzw. der Bewerberin
   Arbeitgeber:innen, die ein Bewerbungsgespräch führen wollen, müssen auch dem Bewerber, der Bewerberin die Gelegenheit geben, Fragen zu stellen. Er/sie kann beispielsweise über das Unternehmen, die Abteilung, in der er arbeiten wird, Urlaub, Gehalt und Gehaltsentwicklung, vorhandene Niederlassungen und Weiterbildungsmöglichkeiten fragen.
5. Abschluss und Auswertung
   Nachdem der Bewerber bzw. die Bewerberin verabschiedet wurde, erfolgt die Auswertung. Um eine endgültige Entscheidung zu treffen, müssen oft noch Gespräche mit weiteren Bewerber:innen geführt werden.