“Früher gab es Aktenordner, Karteikarten, Klarsichtfolien, Ablagen, Büroklammern, Tacker und Locher für die Verwaltung der in einem Unternehmen anfallenden Dokumente. Heute gibt es dafür Computer.” So oder so ähnlich lautet das Narrativ über die Entwicklung der Verwaltung in den letzten zwanzig bis dreißig Jahren. Doch auf den Kopf trifft es das nicht: Zwar stimmt es, dass sich in dieser Zeitspanne ein fast vollständiger Wechsel vom Papier zu digitalen Dokumenten vollzogen hat. Doch das bedeutet nicht, dass in der computergestützten Verwaltung der Gegenwart weniger Aufwand oder Equipment nötig wäre, um einen guten Job zu machen. Wie früher auch, braucht es innovative Lösungen, um die Flut an anfallenden Verwaltungsaufgaben organisiert und zielgerichtet abarbeiten zu können – beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem.
Computer können Rechenprozesse, die Menschen Stunden kosten würden, in wenigen Sekundenbruchteilen durchführen. Die dazu notwendigen Prozesse bleiben für das menschliche Auge weitgehend verborgen – in der Vorstellung vieler Menschen sind Computer wundersame Kisten, in die man Fragen eingibt und aus denen man prompt die passende Antwort herausbekommt. Kein Wunder also, dass oft verkannt wird, was Computer leisten können und was eben nicht.
Denn obwohl Computer inzwischen über schier unglaubliche Rechenleistung verfügen, sind sie immer noch auf eine Programmierung durch den Menschen angewiesen, um auch nur die einfachsten Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Was organisiertes Arbeiten angeht, ist ein Computer nicht klüger als ein Blatt Papier: er ist ein Medium, keine Methode, und es obliegt dem mit ihm umgehenden Menschen, ihn sachgerecht zu verwenden. Genauso, wie eine papierbasierte Verwaltung sowohl aufgebläht und träge als auch dynamisch und effizient sein kann, kann auch eine Verwaltung per Computer glatt laufen oder den ganzen Betrieb aufhalten.
Eine digitale Lösung, um die eigene Verwaltung im Zeitalter der Computer effizient zu gestalten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dabei handelt es sich um eine online erreichbare Plattform, auf die von allen berechtigten Endgeräten jederzeit zugegriffen werden kann und die alle eingespeisten Dokumente selbstständig sortiert und digital ablegt.
Natürlich kann auch ein DMS nur tun, wozu es programmiert wurde – doch wer es schafft, ein solides DMS zu etablieren, kann fortan massiv von den Schnelligkeitsvorteilen der Computer profitieren. Viele Arbeitsschritte entfallen durch den Umstieg oder werden extrem verschlankt.
Wichtig ist neben der Entscheidung für einen professionellen und fachkundigen DMS-Anbieter aber auch die Schulung des eigenen Verwaltungspersonals. Denn auch nach der erfolgreichen Etablierung ist und bleibt der Mensch Fehlerquelle Nr. 1. Ermöglichen Sie es den in Ihrem Unternehmen für die Verwaltung Verantwortlichen, sich allmählich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, sie vor dem “Ernstfall” schon einmal auszuprobieren und Anleitungen sowie Erklärungen immer wieder nachzulesen, wenn sich Fragen auftun. Das und eine positive Fehlerkultur sind der beste Weg, damit Mensch und Maschine bald ein eingespieltes Team bilden.
