Warum eine Speditionssoftware?

Speditionssoftwares werden heutzutage immer wichtiger in der Logistikbranche.

Wenn ein Unternehmen stetig wächst und immer mehr und umfangreichere Aufträge an Land gezogen werden, wächst auch meist der Fuhrpark und das Unternehmen steht vor neuen organisatorischen Herausforderungen. Neben der Planung von verschiedenen Routen und Ausfahrten, ist auch die Verwaltung des Lagers und der Fahrzeuge oftmals schwierig mit gängigen Programmen zu organisieren.

Hier kommen speziell für diesen Zweck entwickelte Speditionssoftwares ins Spiel. Auch als Transport-Management-System, kurz TMS, bezeichnet soll eine solche Software die Organisation vereinfachen und somit wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld für den Unternehmer, die Unternehmerin einsparen. Die Software soll die Erfassung, Verwaltung und Durchführung der Aufträge vereinfachen und als Kontrollorgan dienen.

Was kann eine Speditionssoftware?

Die 4 wesentlichen Kernaufgaben einer solchen Software lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Effiziente Transportlogistik:
   Das System berechnet die Transportkosten und optimiert die Preise und die Planung der jeweiligen Tour. Sie schafft so beste Voraussetzungen für eine möglichst effiziente Ausführung aller Aufträge.
2. Ausführung des Transports:
   Die Software berechnet für jeden Auftrag welche Transportmittel sich am meisten rentieren und welches Pensum machbar ist, um anhand dieser Daten einen Transportplan zu erstellen.
3. Kontrolle und Nachbereitung:
   Die Software ruft für das sogenannte Tracking und Tracing alle Informationen über Absender, Käufer und Ziel der Ware ab und vergleicht diese mit den Steuerungsinformationen. Durch die korrekte Auswertung dieser Daten kann die Software jeden Standortwechsel der jeweiligen Lieferung verfolgen und erfassen. Neuste Softwares können telematische Trends wie das Erfassen von GPS-Daten ausführen.
4. Reporting:
   Nach Abschluss des Auftrags erstellt die Software einen Report, damit die abgeschlossenen Prozesse bewertet werden können. Dafür werden alle betrieblichen Kennzahlen zusammengefasst.

Verbesserter Workflow

Besonders in der Logistikbranche macht sich die Digitalisierung besonders rasch bemerkbar. Die digitale Zusammenfassung aller Daten und die Vernetzung der einzelnen Prozesse verbessert dabei den Workflow eines Transportunternehmens immens. Eine Speditionssoftware mit Fahrer App eignet sich besonders für dein reibungslosen Austausch zwischen dem Fahrer und der Zentrale.

Die richtige App finden Unternehmen, indem sie ihre Interessen abwägen und die Funktionen der App möglichst gut zu diesen passen. Die wichtigen Grundfunktionen sind:

• Auftrag anlegen
• Bestätigung des Kundenauftrags
• Disposition
• Auftragsübergabe an den Fahrer oder Frachtführer
• Die Erstellung von wichtigen Papieren und Rechnungen
  - Kontierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  - Lademittelverwaltung
  - Vorbereitung des Etikettendrucks

Es gibt jedoch auch zahlreiche Zusatzfunktionen die hilfreich sein können und die Effizienz des Unternehmens zusätzlich verbessern. Dazu gehören unter anderem die Möglichkeit Kundendaten zu hinterlegen, im Kundenstamm verschiedene Adressen pro Kunde einzutragen und auch DATEV-Schnittstellen. Die Erfassung von Aufträgen durch eine Software sollte möglichst flexibel gestaltet und variabel sein. Die Möglichkeit Aufträge auch händisch einzugeben oder sie problemlos zu duplizieren ist wichtig, da so das Erstellen wiederkehrender Aufträge vereinfacht wird.

Zudem kann die Dispositions-Abteilung dabei unterstützt werden, Fahrten ohne Leer- oder Standzeit zu durchzuführen, da das System den Fuhrpark und die Auslastung der vorhandenen Fahrzeuge überprüft. Die Software hilft also dem gesamten Unternehmen zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über verfügbare Ressourcen, sowie aktuelle, abgeschlossene und zukünftige Aufträge zu behalten.

Im Endeffekt ist die Speditionssoftware dazu gedacht Prozesse zu vereinfachen und somit die Produktivität des Unternehmens, bei möglichst gering bleibenden oder sogar sinkenden Kosten, zu erhöhen.